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策勒縣電子商務服務中心日常管理及運營規范操作手冊
2019年05月30日 10:26:34   來源:策勒縣電子商務服務中心   (點擊: )
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策勒縣電子商務服務中心日常管理及運營規范操作手冊

 

服務中心運營管理方案

(一)服務中心日常管理及運營規范  

A:服務中心日常管理規范

板塊一:日常工作規范  

電商辦的日常工作十分繁雜,涉及面廣。它包括:文稿起草、公文管理、會務、機要保密、檔案、信訪、財務、接待等各項工作。簡言之就是:辦文、辦會、辦事。

為充分發揮電商辦牽頭作用,確保程序規范,運轉高效,服務優質,協調有方,督辦有力,特制定電商辦日常工作規范。

(1)公文管理工作規范

1.發文辦理

1.1電商辦發文流程

相關部門(擬稿)→電商辦(核稿)→主管領導(會簽或簽發)→主任(簽發)→電商辦(編號等)→相關部門(打印樣稿)→運營中心(復核樣稿)→相關部門(印制)→相關部門(發送)→電商辦(存檔)

1.2收文辦理

收文的具體工作環節有收文登記、歸檔等。

1.2.1收文登記:收文登記的范圍,包括機關間正式往來的各種收文,如上級機關的政策性、指導性、交辦性、參閱性公文;下級機關的呈請性公文;平行或其他不相隸屬機關的商洽性、詢問性公文;參加重要會議的通知、會上印發的會議公文及其他材料等;重要的、刊物、資料。

1.2.2歸檔:凡發送本中心的文件,由電商辦統一接收和保管,處理完畢后按立卷歸檔要求及時分類歸檔。

(2)事務工作規范  

1.工作預安排

1.1充分發揮電商辦牽頭作用,協調好部門關系;

1.2每兩周對各部門工作進行一次統籌安排,安排好辦公區工作計劃;

1.3排好節假日工作安排表。

2.督辦工作

督促工作預安排落實情況。按《工作安排表》逐日逐項督查,了解工作中存在的問題,及時反饋情況,

3.值班工作

值班工作主要包括電話聯系、函件處理、信息傳遞、咨詢答復、來訪處理、接待和協助處理突發性事件等,并做好值班記錄。

值班工作應注意以下事項:

3.1值班人員必須以高度的責任感、飽滿的熱情、細致周密的作風和謙虛謹慎的態度投入工作;

3.2值班人員應堅守工作崗位,遵守作息時間,不得擅自離崗。對值班期間擅離職守,延誤時機或處理不當而貽誤工作者,要追究責任,嚴肅處理;

3.3認真記錄當日運營中心的主要工作內容,屬值班人員職權范圍的事,應及時處理、回復,并及時與運營中心有關人員銜接,屬有關職能部門的事及時轉交有關職能部門辦理,并要求反饋辦理結果。重要問題,向有關負責人報告,然后根據負責人指示,及時辦理;

3.4值班人員要認真做好交接班工作。

4.報刊、信件收發

4.1及時準確分發好領導和部門的報刊信件及其它資料,不錯分、不漏分;

4.2設計好文件柜,合理安排各部門留放資料位置,貼好標簽或姓名。

5.財務工作

按《會計法》及《中心結算制度》等財經法規、制度執行。

運營中心日常工作規范化是一個不斷發展的過程,必須遵循原則性與靈活性相結合的準則,既遵守工作規范,更注重結合工作實際,把辦文、辦會、辦事這些運營中心的主體工作做好。

板塊二:辦公用品及固定資產管理制度  

為了更好的控制中心成本開支,規范中心辦公用固定資產及低值易耗品的申報、領用、發放管理工作,特制定本制度。本制度適用于縣域電子商務公共服務中心(以下簡稱“中心”)所有辦公資產的管理。

分類

中心辦公用資產分為固定資產及低值易耗品兩大類。

(3)固定資產的管理  

范圍

固定資產指金額在2000元以上,使用價值在一年以上的設備,包括臺式電腦、復印機、打印機、傳真機、掃描儀、移動硬盤、刻錄機、筆記本、投影儀、相機、麥克風等。

申請

中心各部門如計劃購置固定資產,須填寫《固定資產購置申請表》,辦公區專員根據配置標準及實際庫存情況,進行資產調拔或申請購買。

購買

辦公用固定資產本著“先調配,后購買”的原則,確因工作需要、中心內部無可調配資源不得不購置的,由使用部門填寫《固定資產購置申請表》,報請總經理審批同意后,由辦公區聯系購買。

(4)固定資產的驗收、登記與領用  

1.固定資產購置后,辦公區專員按《固定資產購置申請表》和有關購貨協議進行驗收。保留購買物品的憑證以及發票等,一式二份,一份存留,一份交財務部門作為報銷憑證。財務管理部門在報銷時必須查驗固定資產購置申請表,購買憑證以及相關發票,如手續不全,應拒絕報銷。

2.固定資產驗收合格后,辦公區專員應對固定資產進行分類編號,建立臺賬,錄入固定資產的基本資料(包括編號、型號、規格、生產廠家、經銷商、價格、購置人、驗收人、使用部門、使用人、存放地點、保修情況等)。財務管理部門應通過固定資產核算及管理系統建立固定資產總賬和臺賬。使用部門在領用固定資產時應填寫《固定資產領用登記表》,如下辦理相應的領用手續。

3.各類辦公用固定資產的領用部門須指定責任人,資產到位后,由責任人在《固定資產領用登記表》簽字后方可領用。

(5)使用  

特殊固定資產要制定專人負責,并嚴格按照使用辦法進行操作和管理。對于車輛、電器等類物品不是專業人員或未經專業培訓和未全面掌握實用方法者不得動用。

(6)保管/保養/報廢  

1.電商辦專人負責固定資產管理并建立實物臺帳;個人使用的固定資產,由本人負責管理,責任到人。

2.固定資產在使用過程中須維修或保養的,須以書面形式報行政部備案,由辦公區專員統一聯系生產廠家或經銷商進行維修。

3.如有保管不善,使用不當,應及時采取措施加以改進。經長期使用,自然損壞或在特殊情況下人為損壞,經相關專業人員檢測后,確實不能修復使用的固定資產,上報中心各級領導同意并填寫《固定資產報廢申請審批表》后辦公區辦理報廢手續,并將實物交還行政部。人為損壞情況下,應由損壞人進行照價賠償,并按員工手冊進行懲罰。

(7)盤點登記  

1.電商辦人員每月初對固定資產進行一次盤點,要求做到帳實相符。

2.各項固定資產分類盤點,編號登記,由行政部組織,各部門物品管理員配合。

第三條低值易耗品的管理

分類

低值易耗品是指為方便日常辦公配備的各類價值較低或使用期限較短的、不作用具或用料的物品,按照消耗狀態分為耐用品、消耗品、設備耗材以及辦公家具。

耐用品包括:計算器、訂書機、文件筐、筆筒、打孔機、剪刀、裝訂機、直尺、起釘器、印臺、活動白板、電源插座、鑰匙、耳機、U盤等,此類物品按職位配備,換崗或離職時必須交回辦公區。

消耗品包括辦公文具、招待用具、和其它專用辦公消耗品。

辦公文具:筆、筆芯、墨水、稿紙、便簽、筆記本、裁紙刀、抽桿夾、檔案盒、文件夾、資料冊、裝訂針/線、回形針、圖釘、大頭針、卷筆刀、橡皮、印泥、票夾、掛鉤、膠帶、刀片、膠水、口曲紙、復寫紙等,按照定崗定標準配備,換崗不重配,離職退還辦公區。

招待用具:一次性水杯、茶具、果盤、煙灰缸等。此類物料按部門和使用頻率定額配備,換崗、離職時需交接。

其它專用辦公消耗品:賬冊、報表、憑證、票據、專用印章等,此類物料歸財務專項規定使用。

辦公設備耗材包括墨盒、色帶、碳料、磁盤、光盤、復印紙、傳真紙、電池等,此類物品隨辦公設備管理,按使用頻率核定配額,換崗或離職時需交接清查。

辦公家具包括辦公桌、椅、沙發、茶幾、文件柜、燈具、空調、電扇、窗簾、衣帽架等常用辦公場所配套設施,此類物料按部門標準配備。

申購

所有辦公用品的申購,原則上必須在以舊換新和參照標準配置的前提下執行,否則不予審批。

每月25日之前(三個工作日內)各部門申報本部門下月度辦公用品計劃,部門經理審批后,由辦公區人人員確認是否超標,如無超標情況,則由專員匯總后,實施采購任務。

各部門若需采購臨時急需的辦公用品,由部門主管填寫《辦公用品購置申請單》,并在備注欄內注明急需采購的原因經部門負責人和行政部經理審定同意后交辦公區專員,實施采購任務。

領用與發放

每月5-6日(2個工作日)由電商辦按申報標準統一發放辦公用品,登記部門及個人領用臺帳,并由領物人簽字后方可發放。

保管保養

中心各類辦公用品的保管/保養歸辦公區負責,應建立專用辦公用品存放柜,保證物品存放的安全性。

電商辦人員若內部工作調整,其辦公用品由辦公區統一安排、調整;若調離辦公區,其辦公用品應及時清理上交,不得擅自轉讓、外借或帶走。

辦公用品報廢處理

非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢注銷時,使用人應提出辦公用品報廢申請(參照固定資產的報廢程序),經相關負責人行政人事部審核,并報財務部備案后,由行政專員辦理報廢注銷手續。

B:服務中心運營規范

(1)縣域電子商務公共服務中心

政府牽頭,整合電商企業及相關配套資源,帶頭企業落地執行,進行市場化運營,并下設鄉鎮(村)級農村便民服務站,推廣農村電子商務,圍繞“農產品上行體系”、“消費品下行體系”、“電商培訓體系”三大體系進行服務和運營的綜合性場所。以下簡稱服務中心。

(2)服務功能

以農村電子商務建設為著力點,以滿足農民生產生活需求為落腳點,用現代信息技術武裝農民、建設農村、服務農業,大力發展農村電子商務服務。縣域電子商務公共服務中心根據服務功能可劃分為六大區域:網商辦公區、電子商務運營中心、倉儲物流中心、客服中心、品牌展示中心。結算中心。

(3)服務對象

對社會服務或其他服務事項=的人員以及鄉鎮(村)級便民服務站。

(4) 服務人員

依據個人或組織申請需求,為其辦理或代辦理農村電子商務業務、便民服務及其他服務事項的工作人員。

(5)要求:  

1.機構要求

縣域電子商務公共服務中心應按照要求,健全組織機構,建立一套完整、有效的服務體系。

2.人員配置

網商辦公區依據當地實際情況自行配置。

運營中心

綜合部2人

品牌營銷中心2人

網貨研發中心2人

電商技術支持中心2人

服務前臺1人

物流配送1人

結算中心2人

3.人員要求

縣域電子商務公共服務中心人員夠熟練使用計算機等辦公設備和互聯網,有責任心、溝通能力強、服務態度好。

網商辦公區集聚當地網店店主及進行互聯網創業的人員。

運營中心

綜合部人員要求能夠熟練使用計算機,并熟練使用photoshop illustrator Coreldraw Dreamweaver等軟件。

電商部人員要求熟練使用單反相機,具有畫面構圖能力,熟悉PS,對相片進行簡單處理。

策勒縣公共服務中心人員要求熟練使用計算機等辦公設備和互聯網。

市場部人員要求有基本統籌規劃能力,帶動電子商務運營中心整體運作。

創業培訓平臺需要具備專業的電商理論知識及培訓經驗。

窗口服務平臺要求人員有良好的交流能力,普通話標準,有責任心,掌握基本的溝通技巧。

倉儲物流中心要求人員有基本的物流知識,有物流經驗為佳。

企劃人員有會計及出納經驗,做好縣域電子商務公共服務中心的資金運作計劃和實施。

(二)服務中心服務事項規范  

(1)創業輔導:

以營造創業環境、促進全民創業為重點,搭建創業服務平臺,為策勒縣中小企業和個體創業者提供電商創業指導、創業培訓、創業孵化等服務,降低創業企業運行成本和經營風險,提高創業者的創業成功率。依托省、市上級平臺的各種資源優勢,依托杭州疆里疆外網絡科技有限公司內部創業輔導教練和創業輔導師,建立適合策勒縣服務平臺的創業輔導專家庫;依托策勒縣產業集聚區(鄉鎮工業園區)培育一批創業基地,為創業者和中小企業提供低成本的生產經營場所及相關的創業服務。

(2)協助孵化培訓:

以提高企業經營管理水平、創新能力和創業能力為重點,強化中小企業經營管理人員培訓,提高經營管理人員的綜合素質與能力,增強企業競爭力。要逐步建成骨干培訓力量,完善培訓服務網絡;形成適合策勒縣各人群培訓的基礎培訓教學資料,形成具有本地特色、能滿足策勒縣農電商不同需求的教學培訓體系;同時鼓勵和引導策勒縣中小企業積極開展自主培訓。

(3)技術支持:

與技術開發、技術咨詢、產品研發設計、試驗測試等社會化服務機構簽訂協議,逐步為洛浦縣中小企業和各個村合作社的新產品研究開發和試制、試驗、生產工藝改進、科技成果轉化等創造條件,提高中小企業技術水平與產品技術含量,以促進策勒縣中小企業和各個村合作社技術創新能力的提升。在策勒縣產業集中度較高的鄉鎮工業園區和具有一定產業優勢的鄉鎮和區域,逐步建立一批能為策勒縣中小企業和各個村合作社提供技術支持和服務的機構與平臺架構體系。

(4)信息咨詢:

為策勒縣中小企業和各個村合作社以及個人提供農電商法律、政策、技術、市場、人才等信息為重點,加快現有策勒縣中小企業和各個村合作社信息網絡的改造和升級,提高網絡技術水平,拓展信息采集渠道,加大信息發布量,建立健全開放、便捷的信息服務網絡。建設功能相對齊全、并能與國家、省、市信息服務平臺相匹配的“策勒縣電子商務公共服務中心”。

(5)市場開拓:

著力打造為策勒縣提供形象策劃、市場推廣、展覽展銷、品牌打造、對外貿易、信息交流、技術合作、招商引資等專業服務機構。組織全縣中小企業積極參加綜合性交易會、展示會、推介會,加快合作交流機制的形成。建立健全策勒縣電子商務公共服務中心,搭建中小企業產品技術展示平臺,逐步建立健全“策勒縣電子商務公共服務中心”。

(6)管理咨詢:

以經營戰略、組織設計、市場營銷、財稅管理、人力資源、企業文化、管理信息化、審計認證、企業內部控制等為重點,為企業提供咨詢診斷服務。適時聘請省市中小企業專家顧問團,為企業及時、有效做好服務。努力與大專院校、科研院所、行業協會和社會中介機構建立密切聯系,組織有關專家學者及企業高級管理人員,根據需求提供管理、市場、財稅等方面的診斷、咨詢和輔導,幫助我縣中小企業解決發展中的熱點難點問題。

(7)法律維權:

建立維權服務機構,開展為洛浦縣中小企業以及村級服務點和合作社維權服務,開通為企業、合作社投訴服務的維權電話,負責受理中小企業對政府職能和其他相關部門的投訴事項,切實維護其合法權益。組織有關法律專家,向中小企業以及村級服務點和合作社提供法律援助、代理訴訟事務,幫助建立法律顧問制度。

(三)服務中心服務質量規范  

(1)服務事項縣域電子商務公共服務中心開發整合本縣域特色農產品、打造當地農產品品牌,服務和管理本縣區村級電商服務站、生產物料供應。

(2) 服務模式

農產品上行服務

智慧供應鏈管理

市場服務及銷售服務

消費品下行服務

建立支付體系

建立城鄉物流體系

建立線下消費體系

建立便民服務站體系

建立公共事業服務體系

建立售后服務體系

電商培訓服務

政府能力

網商能力

供應商能力

服務商能力

服務要求

服務禮儀

儀容儀表整潔,穿著得體大方。

對服務對象應主動熱情、面帶微笑,不冷落、刁難和歧視,不得與服務對象發生爭吵。

宣講普通話,對來自不同方言地區的人員應講普通話,言談舉止文明大方、禮貌得體。

服務規程

服務職責

工作人員應當熱情、禮貌、周到的接待服務對象,不得以任何理由推諉或拒絕接待。

服務對象所辦事項屬縣域電子商務公共服務中心服務內容的,工作人員應耐心、明確地解答提出的相關問題,對服務對象所提出的申請,工作人員應認真辦理。

服務對象所辦事項不屬于縣域公共服務中心職能范圍的,工作人員應主動告知,耐心說明。

服務效率

服務公開

縣域電子商務公共服務中心應對服務方式、服務時間、服務內容、聯系方式予以公開,使服務對象學會利用縣域電子商務公共服務中心職能,更好應用互聯網發展農村電商。

服務時間

公共服務中心服務時間每天不少于8小時。

服務響應

公共服務中心應保證服務渠道通暢,對服務需求及時給予積極響應,原則上對于服務對象提出的問題要在48小時內給予回應,服務態度好,講究實效。

服務禁則

公共服務中心必須嚴格遵守國家法律法規和相關政策規定,恪守《互聯網信息服務管理辦法》等行政法規的規定,不得違法經營。

(3)管理要求:  

1.制度

衛生管理制度

縣域電子商務公共服務中心應按照國家規定制定衛生管理制度。

設施設備管理制度

縣域電子商務公共服務中心對設備設施進行登記造冊,并由專人負責管理和日常維護,確保使用安全。

其他制度

縣域電子商務公共服務中心應根據相關要求和實際情況,制定其他必要的規章制度。

2.安全

消防安全

縣域電子商務公共服務中心應加強消防安全設施的管理并落實管理責任,確保安全疏散設施完好有效。疏散出口、安全出口應保持通暢。

場所安全

縣域電子商務公共服務中心應按相關規定配置安全報警裝置,確保正常使用。

3.應急處置

應急預案

依據相關規定,縣域電子商務公共服務中心應針對危害公共安全的突發事件制定相應的應急處置預案。

4.服務監督:  

公共服務中心應設立監督投訴電話、服務評儀表、意見箱(薄)定期收集、整理服務對象的意見、建議和偷渡,及時作出處理,并將處理結果向服務對象反饋

 

上一條:培訓會場制度
下一條:策勒縣電子商務公共服務中心入駐企業管理辦法
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